Anleitung zur Verwendung der digitalen Brevetkarte (DBK) für Organisatoren
(Änderung 8.2.22: 2. "über 21 Tage hinausgeht" / "ab dem zweiten Tag erscheint auch das Datum")
(Änderung 16.03.22: 7. Livetracking: Das Test-Feature wird nun automatisch deaktiviert!)
(Änderung 26.03.22: 5. Die Finisherzeit kann nun auch manuell eingetragen werden)
(Änderung 22.04.22: Overland wird nicht mehr unterstützt - zu fehleranfällig. Stattdessen Traccar)
(Änderung 27.04.22: Testfunktion für TN)
(Änderung 24.05.22: Das Erfassen der Kontrollen erfolgt beim Live-Tracking nun automatisch - eine manuelle Bestätigung der Kontrollen ist nur noch optional)
1. Vorbereitung
Man muss auf https://ebrevet.de registriert sein, Organisatorenrechte besitzen und einem Startort zugeordnet sein. Der Übersicht halber werden administrative Aufgaben besser am Laptop und nicht am Smartphone erledigt. Das schont auch die Augen. Falls man ein neues Passwort beantragt, werden die Organisatorenrechte gestrichen. Bitte in diesem Fall einen Hinweis an die Entwickler.
2. Ein Brevet anlegen
Wir gehen im Menü auf Admin ►Brevets (Brevets verwalten). Hier wird das erste Brevet angelegt. Es müssen alle Felder ausgefüllt sein,
Startfenster bedeutet wirklich Startfenster (lt. ACP-Regelung eine Stunde, in Coronazeiten können daraus schon mal zwei Wochen werden). Wenn das Fenster wie bei einer Superrandonnée über 21 Tage hinausgeht (in letzterem Fall möglich von 1.1.2022 00:00 h bis 31.12.2022 23:59 h) fällt die Regelung mit den beschränkten Startgruppen flach und der TN kann die Startzeit beliebig wählen. Im anderen Fall stehen dem TN unter ►Startzeit eine entsprechende Auswahl an Zeiten zur Verfügung, die teilnehmerseitig entsprechend des Eintrags Größe der Startgruppen limitiert sind - ab dem zweiten Tag erscheint auch das Datum. Dies hilft (bei eintägigen Brevets) ungemein bei einem kontrollierten Start, wenn man nicht direkt vor der Abfahrt 30 Personen einen Startstempel ins Heftchen drücken will.
Optional kann ich noch das Tracking aktivieren ( => 1) und die Anzahl der Bilder festlegen, die nach dem Brevet ggf. noch hochgeladen werden können (0 - 20).
3. Kontrollen anlegen
Wir bringen Butter bei die Fische (►Kontrollen). Die Kontrollen haben wir uns vorher ja schon ausgedacht und wir wissen, wo‘s lang geht. Die nötigen Daten tragen wir nun in die Felder ein. Die Koordinaten entnehmen wir https://openstreetmap.de (die sind nicht so neugierig wie Google), indem wir mit Rechtsklick auf den Startpunkt tippen, und schon habe ich im Fenster oben links die Koordinaten, die ich en bloc in das Feld Lat. reinkopieren kann (funktioniert allerdings nicht bei negativen Koordinaten).
Meist enden wir ja nicht mit genau 200 km oder so, sondern es gibt noch einen kleinen Nachschlag. Dann muss ich die automatisch berechnete Schlusszeit manuell auf die vom ACP festgelegte Zeit korrigieren. Nach dem Speichern sehen wir einen Kartenausschnitt, der uns den gewählten Punkt zur Sicherheit nochmals zeigt – hier bloß nicht schlampern! Als Ortsangaben empfehlen sich Ortsschilder, Bahnhöfe, Haltestellen oder markante Punkte wie Bierkeller, die man vorher auf der Karte orten kann. Man soll ja unverkennbare Fotos von bleibendem Erinnerungswert davon machen können.
Tipp am Rande: Kontrollen sollten immer unterschiedliche Namen haben.
Zweiter Tipp am Rande: beim Löschen der Kontrollen immer zuerst die letzte, dann die vorletzte usw. löschen.
4. Teilnehmer eintragen
Teilnehmer und selbstverständlich auch Teilnehmerinnen – so sie bezahlt haben – können wir aus einer csv-Liste importieren (TN-Import), die will allerdings richtig formatiert sein. Wie, steht auf der Seite. Fehler werden nicht verziehen. Wenn die Startzeit bekannt ist, tragen wir diese mitsamt der Liste ein, wenn nicht, dann wird die Startzeit auf die letztmögliche Startzeit gesetzt (bei einer SR wäre das entsprechend unserem obigen Beispiel also 31.12.2022 23:59 h. Damit bekommt der TN die Meldung, dass er seine Startzeit noch anpassen muss. So suchen sich die TN selbst die Gruppen und wir müssen mit niemandem verhandeln. Dieses Vorgehen empfiehlt sich für alle, egal ob sie mit digitaler oder analoger Karte fahren. Damit ist dann Ruhe im Karton.
Eine andere Möglichkeit, Starter einzutragen, funktioniert über den Menüpunkt TN-Eintrag. Es genügt grundsätzlich, die E-Mail einzutragen. Sobald sich der TN registriert hat, taucht auch sein Name auf. Startzeit soll er sich selbst raussuchen. Gelegentlich gibt es den Fall, dass das System den Namen eines TN nach dessen Registrierung nicht frisst. Ursache noch unbekannt. Ggf. auch hier Meldung an die Entwickler zwecks Korrektur.
Ist der TN eingetragen, erscheint in seinem Menü unter dem Punkt Auswahl das ihm zugeordnete Brevet. Was er vor dem Brevet damit anstellen kann, wird ihm zusätzlich vor Augen geführt.
5. Korrekturen
Natürlich gibt es TN, die nicht so starten wollen, wie sie eingetragen sind. Wir können sie abblitzen lassen oder aber als echte Gutmenschen unter TN-Liste deren Startzeit ändern, ohne uns um Gruppengrößen zu kümmern. Unter diesem Menüpunkt können wir übrigens auch händisch die die Finisherzeit derjenigen eintragen, die sich gerade zum Handy-Fasten entschlossen haben und analog unterwegs sind. Sie gehen so im finalen Showdown, wenn abgerechnet wird, nicht unter.
Wir können auch unterwegs die Kontrollen plötzlich ändern, aber das wäre nicht so nett. Nur wenn wir vor Ort sehen, dass der Bierkeller, in dem wir letzte Woche noch eine Maß getrunken haben, abgebrannt ist, geben wir halt in Gottes Namen das gegenüberliegende Freudenhaus als Referenz an.
Wir können auch noch TN nach dem offiziellen Start eintragen – aber Vorsicht: In der Live-Tracking-Version muss ich da noch eine Kleinigkeit beachten, sonst geht das in die Hose.
6. Brevetkarte/Fotobeweis
Das o.g. Vorgehen versetzt die TN (und evt. uns selbst) in die Lage, innerhalb eines Radius von 500 m rund um die oben eingetragenen Koordinaten an einer Kontrollstelle einen Button zu aktivieren und damit ein Foto von der Stelle hochladen zu können. Wenn kein Netz vorhanden ist, funktioniert das in einem gewissen Rahmen auch später, besser aber gleich. Das kann man als Maxime auch an die TN weitergeben. Die Bilder werden komprimiert, man verbraucht also nicht gleich sein ganzes Monatsguthaben.
Manchmal kann es zu Problemen mit dem GPS-Signal kommen, aber dieses Problem sollte mittlerweile keines mehr sein (schlimmstenfalls über komoot oder googlemaps den eigenen Standpunkt ermitteln, dann sollte es gehen).
Wichtig: wenn das Live-Tracking für das Brevet ebenfalls aktiviert ist, muss man dem TN klarmachen, dass er nicht mehr dorthin wechseln kann, sobald er das erste Foto hochgeladen hat, was gleich am Start der Fall sein wird.
7. Brevetkarte/Tracking
Nun sind wir in den höheren Spären angelangt. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen, denn ab sofort ist Multitasking gefragt. Wir brauchen nämlich zusätzlich noch eine App (Traccar Client oder Phonetrack), die wir den TN schmackhaft machen dürfen. Und wir müssen beim Anlegen eines neuen Brevets die Tracking-Funktion anklicken.
Für den Organisator macht das alles kaum einen Unterschied, beim TN taucht im Menü zusätzlich aber noch der Menüpunkt Brevetkarte(Tracking) auf. Gut zu wissen ist dabei, dass alle TN, sobald sie in der TN-Liste eingetragen sind, nach Belieben mit der App experimentieren können. Ist die App erst einmal konfiguriert (wie, das steht auf https://audax-breisgau.de/tracking), landen die Daten auf dem ebrevet-Server. Die TN können überprüfen, ob es funktioniert (über Tracking►App-Einstellungen►Link für Freunde, etc.) und Omi kann die gefahrene Strecke auf ihrem Tablett vom Schaukelstuhl aus mitverfolgen.
Das Test-Feature wird 3 Stunden vor dem Brevet automatisch deaktiviert und das Brevet damit scharf geschaltet. Dass diese Aktion geklappt hat, sehen wir, wenn wir unter ►Link für Freunde, etc. nur noch eine blaue Fläche sehen, wo wir vorher samt der Tracking-App einmal ums Haus spaziert sind und einen Test-Track angelegt haben.
Wenn wir nach dieser Aktion noch einen Nachzügler in die Liste aufnehmen, muss diesem unter TN-Liste►bearbeiten►startklar machen! den Kontakt zum Server fürs Erste manuell abgeschnitten werden.
So. Und nun kommen wir zum schicken Kern der Sache: Der TN, so er vor Beginn des Brevets die Seite Brevetkarte(Tracking) konsultiert hat, erhält ca. 10 min. vor Beginn der Strapazen eine süße Mail, dass er ab sofort seine Tracking-App aktivieren kann. Natürlich hat er sie am Vortag perfekt konfiguriert. Er (oder auch sie) nimmt sie in Betrieb und siehe da: die nächste Mail bestätigt ihm oder ihr die Datenverbindung zum Server und schon bald darauf, dass die Startzeit eingetragen wurde. Manuell geht das nun nicht mehr, um Dummheiten auszuschließen. Voraussetzung ist, dass er sich nicht vor der Startzeit verdünnisiert - die Daten aus der App werden erst ab der Startzeit in die Rechnung miteinbezogen. Und auch die Mitstreiter können ab diesem Zeitpunkt auf der Teilnehmer-Übersicht schauen, wo sich die Betreffenden gerade so rumtreiben, falls diese nicht lieber im Flugmodus unter dem Radar fliegen wollen.
Alle Kontrollen werden automatisch erfasst, wenn gelegentlich die mobile Daten aktiviert werden. Die entsprechenden Mails kommen postwendend. Manuell ist das wie bisher ab Kontrolle 1 weiterhin möglich. Grundsätzlich genügt es aber, beim Start die Tracking-App zu aktivieren, bis zur Abfahrt mit dem worldwide web gute Kontakte zu pflegen und alle ein bis zwei, wahrscheinlich auch drei, vier oder gar noch mehr Stunden diese Kontakte mal aufzufrischen.
Ansonsten gilt das oben Gesagte, nur anders herum: Wenn das Brevet auf der Tracking-Seite aktiviert wurde, ist Schluss mit Fotobeweis. Das muss man den Leuten klar machen. Unbedingt.
Wenn ein GPS-Punkt hochgeladen wurde, der maximal 700 m von den Kontrollkoordinaten entfernt ist, kann die Kontrolle, wie bereits erwähnt, auch manuell bestätigt werden. (Je nach Einstellung werden bei Phonetrack ggf. mehrere Punkte im Paket hochgeladen, dann tut sich an der Kontrolle unter Umständen noch nichts, weil das Paket noch zu klein ist. Vorsichtige TN deaktivieren und aktivieren dann die Aufzeichnung der App, damit wird ein neuer Punkt generiert und sie sind auf der sicheren Seite.) Man kann es auch einfach - im Vertrauen auf eine gewissenhafte Konfiguration - dem Programm überlassen. Die Zwischenzeit ergibt sich in Verbindung mit den Koordinaten.
Am Ende können die TN übrigens ihren Track herunterladen, was als Lohn der Mühen fast so schön ist wie eine Sammlung von Stempeln.
8. Foto-Upload
Als Backup gibt es für alle einen Foto-Upload, etwa, wenn mal technische Probleme das Erfassen einer Kontrolle verhindert haben. Oder aber als Handreichung für alle, die mit der konventionellen Brevetkarte fahren und zu bequem sind, sich einen Stempel zu suchen. Oder aber, und das ist das Interessante daran, weil der Organisator ab sofort keine Lust mehr hat, sich tagelang um Kontrollen im Nirvana zu bemühen, wenn die Nachweise auch anders erbracht werden können. Die nachgereichten Fotos fließen auf der Ergebnisseite mit ein und die Zeiten werden ebenfalls eingetragen. Wenn Geodaten vorhanden sind, werden die Fotos anhand dieser den entsprechenden Kontrollen zugeordnet, wenn nicht, muss der TN aus den vorhandenen Kontrollen die richtige auswählen. Der Nachteil für den TN: es müssen die Originalfotos hochgeladen werden und das bis spätestens 48 Stunden nach dem Brevet. Ein bisschen Disziplin muss sein.
Der Organisator erkennt diese Fotos daran, dass er beim Überfahren mit der Maus über die Zwischenzeiten (►Ergebnis) statt der IP-Adresse den Vermerk Nachtrag findet. Wir können gar keines zulassen, dann wird der TN gleich weitergeleitet, oder - etwa für eine SR - 20 an der Zahl.
9. Test
Es gibt nun die neue Test-Funktion. Alle, die endlich mal wissen möchten, wie das in Wirklichkeit funktioniert mit der DBK, können nun experimentieren. Man sucht sich seine Kontrollstellen auf www.brouter.de zusammen, lädt den entsrpechenden Link ins Formular, sucht sich seine Startzeit heraus und ab geht die Post. Für den Organisator ist interessant zu wissen, dass seine Test-Brevets nicht automatisch gelöscht werden wie die der Normalsterblichen, sondern dass kraft seiner Allmacht diese so lange erhalten bleiben, bis er sie selbst löscht. Vielleicht will er ja noch was daraus machen. Im Gegenzug sollte er auf dem Schirm haben, dass er nicht automatisch die Trackingfunktion zur Verfügung hat, sondern, wenn er sofort loslegen möchte, erst einmal auf der ►TN-Liste seinen Eintrag bearbeiten muss: er muss sich selbst startklar machen. Eine Stunde später ist das nicht mehr nötig.
10. Resultate abrufen
Nun kommen wir zum angenehmen Teil des Ganzen: die Resultat sind auf einen Blick auf der Seite Ergebnis nachprüfbar. Wenn die Bilderreihe vollständig ist und die Zeiten stimmen, ist die Homologation im Sack. Wenn der Hinweis GPS-Nachweis vorhanden auftaucht ebenso. Im Zweifelsfall klicken wir die Bilder an, um sie genauer unter die Lupe zu nehmen. Mit Strg + w kriegen wir den Tab wieder geschlossen.
Will ich mir den Track eines TNs genauer unter die Lupe nehmen, kann ich das auf der Seite live.ebrevet.de mit meinem Login (Startort-Nummer + Passwort). Unter dem Reiter Phonetrack habe ich alle Tracks in der Übersicht und kann sie penibel untersuchen, wenn ich die kleine Zickzack-Linie aktiviere und mit der Maus über die einzelnen Punkte fahre. Bescheißen wird einem nicht ganz einfach gemacht.
Bin ich zufrieden, hole ich mir die Tabelle für Download und kopiere die notwendigen Daten in die ACP-Tabelle, markiere noch die Frauen und setze, wo nötig, ein Kreuz bei den Medaillen (könnte man noch in die Teilnehmer-Daten miteinbauen…). Und fertig ist das Brevet.
10. Warum DBK und warum nicht
Pro:
Der Organisator muss sich keine grauen Haare mehr wachsen lassen, wie die Strecke verlaufen kann, damit die Kontrollen abgesichert sind. Und Kontrollfragen und -zangen gehören der Vergangenheit an. Es spielt auch keine Rolle mehr, ob Absprachen mit Helfern vor Ort klappen. Und man bringt keinen Gastronomen auf die Palme, wenn man ab zwanzig Uhr eine Kontrolle vereinbart; drei Stunden später kommen die Ersten, versifft und durchgefroren, wärmen sich am Kaminfeuer auf, trinken nicht mal einen Kaffee, hauen dann samt Stempel wieder ab und hinterlassen eine Riesensauerei. Alles schon erlebt.
Der Start ist eindeutig geregelt. Das könnte uns im Zweifelsfall im Streit mit Versicherungen bei einem etwaigen Unfall am Start oder kurz danach zu Hilfe kommen.
Beim Live-Tracking ist es besonders schön zu sehen, wo denn die Kollegen gerade wieder versumpft sind.
Eine Stempelkarte kann man verlieren oder vergessen oder sie löst sich im Regen auf.
Contra:
Ein echter Randonneur sollte genug Mumm besitzen, für einen Stempel den örtlichen Pfarrer drei Stunden vor der Frühmesse aus dem Bett zu klingeln.
Ein Smartphone kann mal ins Klo fallen und der Akku leer werden.
Ein Stempel ja was wirklich ganz Nettes.